Chi è il Privacy Officer

Il Privacy Officer (in inglese, "agente della privacy") è un ruolo aziendale con competenze giuridiche e informatiche la cui responsabilità principale è osservare, valutare e organizzare la gestione del trattamento di dati personali (e dunque la loro protezione) all'interno di un'azienda, affinché questi siano trattatati in modo lecito e pertinente, nel rispetto delle normative vigenti.

Quando il soggetto che ricopre questo ruolo opera con autonomia e gli è conferito potere decisionale nello svolgimento delle proprie mansioni, si parla di Chief Privacy Officer (CPO), figura che in Europa ha assunto anche la denominazione di Data Protection Officer (DPO),o responsabile della protezione dei dati come reso nella traduzione italiana della proposta di Regolamento Europeo. Sulla base dei dati statistici, le imprese che solo in Italia saranno obbligate a designare il responsabile della sicurezza dei dati (Privacy Officer), quando entrerà in vigore il Regolamento Europeo saranno oltre 23.000.

Competenze del Privacy Officer

A motivo dei compiti che deve svolgere, il Privacy Officer deve possedere un'adeguata conoscenza della normativa che regolamenta la gestione dei dati personali nel paese in cui opera. Deve dunque poter offrire ai propri vertici aziendali la consulenza necessaria per progettare, verificare e mantenere un sistema organizzato di gestione dei dati personali, curando l’adozione di un complesso di misure di sicurezza finalizzate alla tutela dei dati che soddisfino i requisiti di legge e assicurino sicurezza e riservatezza.

L'art.36 della proposta di Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali,descrive la posizione del Privacy Officer (responsabile sulla protezione dei dati):

Il responsabile del trattamento o l’incaricato del trattamento si assicura che il responsabile della protezione dei dati (Privacy Officer) sia prontamente e adeguatamente coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali. Il responsabile del trattamento o l’incaricato del trattamento si assicura che il responsabile della protezione dei dati adempia alle funzioni e ai compiti in piena indipendenza e non riceva alcuna istruzione per quanto riguarda il loro esercizio. Il responsabile della protezione dei dati riferisce direttamente ai superiori gerarchici del responsabile del trattamento o dell’incaricato del trattamento. Il responsabile del trattamento o l’incaricato del trattamento sostiene il responsabile della protezione dei dati nell'esecuzione dei suoi compiti e gli fornisce personale, locali, attrezzature e ogni altra risorsa necessaria per adempiere alle funzioni e ai compiti di cui all’articolo 37 del regolamento.

L'art.37 della proposta di Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali,elenca i compiti del Privacy Officer (responsabile sulla protezione dei dati):

  • informare e consigliare il responsabile del trattamento o l’incaricato del trattamento in merito agli obblighi derivanti dal presente regolamento e conservare la documentazione relativa a tale attività e alle risposte ricevute;
  • sorvegliare l’attuazione e l’applicazione delle politiche del responsabile del trattamento o dell’incaricato del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e gli audit connessi;
  • sorvegliare l’attuazione e l’applicazione del presente regolamento, con particolare riguardo ai requisiti concernenti la protezione fin dalla progettazione, la protezione di default, la sicurezza dei dati, l’informazione dell’interessato e le richieste degli interessati di esercitare i diritti riconosciuti dal presente regolamento;
  • garantire la conservazione della documentazione di cui all'articolo 28;
  • controllare che le violazioni dei dati personali siano documentate, notificate e comunicate ai sensi degli articoli 31 e 32;
  • controllare che il responsabile del trattamento o l’incaricato del trattamento effettui la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e richieda l’autorizzazione preventiva o la consultazione preventiva nei casi previsti dagli articoli 33 e 34;
  • controllare che sia dato seguito alle richieste dell’autorità di controllo e, nell'ambito delle sue competenze, cooperare con l’autorità di controllo di propria iniziativa o su sua richiesta;
  • fungere da punto di contatto per l’autorità di controllo per questioni connesse al trattamento e, se del caso, consultare l’autorità di controllo di propria iniziativa.

Obbligatorietà della figura del Privacy Officer

La Commissione Europea in data 25 gennaio 2012 ha approvato un regolamento unico sulla protezione dei dati personali, che andrà a sostituire la direttiva 95/46/CE e sarà vigente contemporaneamente in ventisette stati membri UE, obbligando le imprese con più di 250 addetti e tutti gli enti pubblici a nominare un Data Protection Officer.

Infatti, circa la designazione del Privacy Officer, l'art. 35 della proposta di Regolamento Europeo, prevede che questo debba essere nominato, con contratto o assunzione rinnovabile per un periodo della durata almeno due anni, in modo sistematico quando il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, o se il trattamento è effettuato da un’impresa con 250 o più dipendenti, oppure se le attività principali dell'impresa consistono in trattamenti che, per la loro natura, il loro oggetto o le loro finalità, richiedono il controllo regolare e sistematico degli interessati. Sempre l'art. 35 prescrive che la designazione del Privacy Officer debba essere fatta in base alla conoscenza specialistica della normativa e delle pratiche in materia di protezione dei dati, e della capacità di adempiere ai compiti di cui all'articolo 37, assicurandosi che la posizione della persona nominata non dia adito a conflitto di interessi. Il nominativo e le coordinate del privacy officer designato devono essere comunicate all'autorità di controllo e al pubblico, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali. Nel Regolamento Europeo, il Privacy Officer è una figura autonoma , che espleta le proprie funzioni in piena indipendenza senza ricevere alcuna istruzione o impartizione gerarchica, e deve riferire sul suo operato direttamente ai vertici aziendali, i quali, per l' esecuzione dei suoi compiti devono fornirgli personale, locali, attrezzature e ogni altra risorsa necessaria per adempiere alle funzioni e ai compiti.

Certificazione Consulenti della Privacy e Privacy Officer

Il Consulente della Privacy è un professionista che possiede competenze specifiche sulla protezione dei dati personali e approfondite conoscenze sulla normativa che la regolamentano. 
Questa figura fornisce, su mandato, la consulenza necessaria per progettare, verificare e mantenere un sistema organizzato di gestione dei dati personali, comprendente l’adozione di un complesso di misure di sicurezza finalizzate alla tutela e alla salvaguardia del patrimonio basato sui dati e sulle informazioni che soddisfino i requisiti di legge e assicurino un elevato grado di sicurezza e riservatezza.

Lo schema di certificazione dei Consulenti della Privacy è stato impostato in accordo allo standard ISO 17024:2008.

La Robyone S.r.l. ha nel suo staff due Consulenti della Privacy certificati e Privacy Officer:

  • Dr. Roberto Morello (nr. Reg. CDP_01)
  • Dott.ssa Anita Macente (nr. Reg. CDP_03)